Intranet, sistem manajemen terpadu dan knowledge management


Intranet, sistem manajemen terpadu dan knowledge management

Teman kita harus berurusan dengan bagian kepegawaian karena tercatat pernah mangkir satu hari, padahal dia hadir terus. Beruntunglah dia karena selalu mengisi log book di intranet. Catatan log book tersebut menjadi bukti atas kehadirannya pada hari itu.

 

Tahukah anda, bahwa kurang dari seperempat karyawan PDII – LIPI menggunakan intranet? Sejak pertama kali diluncurkan pada tahun 2001, data log book dan absensi yang ada di intranet terlihat bahwa fasilitas itu belum dimanfaatkan sepenuhnya. Buktinya, data log book masih banyak yang melompong, padahal seharusnya dapat diisi dengan data kegiatan sehari-hari yang nantinya memudahkan kita dalam menyusun laporan bulanan.

 

Laporan bulanan merupakan salah satu unsur dari manajemen terpadu dan intranet sesungguhnya dibangun untuk mengembangkan sistem tersebut. Sistem manajemen terpadu PDII – LIPI itu sendiri sebenarnya juga salah satu infrastruktur pendukung dalam pengelolaan pengetahuan (knowledge management). Layaknya sebuah fondasi bagi sebuah rumah. Pada masa-masa yang akan datang, PDII – LIPI dituntut untuk lebih meningkatkan kualitas layanannya secara profesional. Bahkan sangat dimungkinkan kita akan menghadapi persaingan sengit dari institusi lain yang bergerak di bidang yang sama. Akan ada pertempuran di medan dokumentasi dan informasi. Oleh karenanya, untuk dapat memenangkan atau setidaknya mempertahankan diri dalam persaingan yang dihadapi –setidaknya menurut saya– segenap sivitas PDII – LIPI harus memiliki kesadaran akan pentingnya pengetahuan (knowledge) yang merupakan aset non fisik.

 

Selain itu, aset-aset institusi yang berupa aset fisik tidak dapat diabaikan begitu saja. Infrastruktur pendukung peningkatan kualitas layanan PDII – LIPI seperti sistem teknologi informasi sangat diperlukan sekali. Kita menyadari bahwa pengetahuan erat kaitannya dengan pengelolaan sumber daya manusia. Pengelolaan sumber daya manusia yang dilakukan dengan efektif dan efisien akan dapat memberikan nilai tambah yang lebih besar daripada penambahan sarana yang bersifat fisik saja. Peningkatan kualitas pengetahuan sumber daya manusia adalah investasi bagi institusi.

 

Namun, yang saya alami adalah kurangnya upaya memperkenalkan sistem ini kepada para karyawan. Para pimpinan dan cenderung menganggap bahwa semua karyawan adalah para pembelajar yang dengan sendirinya mampu mengadaptasi perubahan teknologi. Hanya saja yang kemudian menjadi permasalahan adalah, ternyata kita lebih banyak mencurahkan perhatian pada aspek sarana fisik. Terbukti dengan sedikit sekali pelatihan-pelatihan yang diberikan kepada sumber daya manusia PDII – LIPI. Contoh nyata adalah rendahnya partisipasi karyawan PDII – LIPI dalam mengakses intranet PDII – LIPI sebagai bagian dari sistem manajemen terpadu yang telah dikembangkan. Padahal sarana pendukung sangat memadai untuk melakukannya.

 

Maka di sinilah kita berbicara mengenai sistem pengelolaan pengetahuan, yaitu proses menyimpan, meningkatkan dan mengkapitalisasi pengetahuan yang asalnya milik individu menjadi properti institusi. PDII – LIPI yang mengemban tugas layanan dokumentasi dan informasi ilmiah harus mampu melakukan sistem pengelolaan pengetahuan ini. Karena bisa jadi, anggota sivitas PDII – LIPI terkesan bodoh dan tidak menguasai perkembangan keilmuan, padahal ia bekerja di lingkungan akademis yang seharusnya mendukung perkembangan pengetahuannya. Hal-hal semacam ini dapat dihindari apabila institusi PDII – LIPI mampu mengelola pengetahuan yang begitu banyak menjadi koleksinya melalui suatu sistem yang baik. Terobosan dari rekan-rekan bidang komputer yang tidak henti-hentinya mengembangkan sistem manajemen terpadu PDII – LIPI adalah salah satu bentuk pengelolaan pengetahuan yang telah dilakukan.

 

Untuk mengelola pengetahuan secara sistematis ada tiga tahapan yang harus dilakukan. Pertama, tahap eksplorasi, yaitu membuat pemetaan dalam organisasi mengenai pengetahuan, keahlian dan pengalaman yang dimiliki oleh masing-masing anggota organisasi, baik yang berkaitan dengan pengguna, produk layanan, pasar dll. Kedua, tahap eksploitasi, yaitu bagaimana cara memanfaatkan pengetahuan pribadi menjadi milik publik dan pengetahuan tersembunyi menjadi efektif. Ketiga, tahap menciptakan pengetahuan baru. Caranya adalah dengan menciptakan suatu lingkungan yang kondusif yang mendorong orang-orang untuk melakukan penemuan baru. Lingkungan tersebut juga harus mendorong karyawan untuk terus belajar sehingga pengetahuan dan kompetensinya tidak out of date.

Nah, bila kita rajin membuka dan menfaatkan intranet maka kesalahan pencatatan absensi seperti yang dialami oleh teman kita tadi dapat dihindari.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: